Guía cómo administrar el dinero y hacerlo fácil by Daury DiCaprio

Siento que la mayor barrera que tienen muchas personas a la hora de organizar su dinero, es el hecho de cómo crear un sistema para hacerlo mes a mes, y de forma efectiva. La forma que yo administro mi dinero es sumamente sencilla, es un ciclo fácil de seguir además y considero conveniente mostrarte cómo yo lo hago, y tal vez saques dos o tres ideas.

Mi estilo es que soy una persona minimalista, me gustan las cosas sencillas, tal vez porque soy diseñador, sin embargo aplicar lo sencillo en cualquier parte de mi vida para mi es fundamental, no me gusta «coger lucha» en buen dominicano.

«Lo simple puede ser más difícil que lo complejo.» – Steve Jobs

Esta frase de Steve Jobs, fundador de Apple, y a quién admiro por lo creativo que era, habla de que la simplicidad requiere un profundo entendimiento y dominio de un tema. Simplificar implica evitar lo superfluo y quedarse con la esencia, y eso querido lector demanda un gran esfuerzo.

También existe un concepto muy utilizado en diferentes sectores, que es la complejidad de lo simple. Una idea recurrente en el diseño, la filosofía y hasta la vida misma, y es que básicamente las cocas que parecen sencillas a menudo ocultan una intrincada red de elementos interconectados.

Todo esto para decirte, que yo voy por la vida aplicando la sencillez.

Por consiguiente mi sistema, mi ciclo para administrar el dinero, busca precisamente hacerlo sencillo, lo que a su vez no significa que lo sea del todo, sino que a través de una expresión simple puedo obtener mejores resultados.

Empecemos por el principio

Para tener una finanzas personales saludables, es estrictamente necesario utilizar las herramientas que tenemos disponibles, y hacer uso adecuado de ellas. Siempre adaptando todo a nuestro estilo de vida, y nuestros objetivos.

El gran beneficio de llevar el orden en las finanzas se ve a través del tiempo, aunque he de decir que si lo logras observar con detenimiento realmente desde el día uno tienes cosas que te benefician. Aunque todos nos fijamos únicamente en el aspecto económico, la realidad es que va mucho más allá.

El beneficio psicológico, a nivel de reducción de estrés y ansiedad, es magnifico. Y a veces, pasa desapercibido.

Podría mencionarte diferentes estudios científicos, que hablan de lo bien que nos va a las personas que tenemos un plan, de la cantidad de dinero que podemos llegar a ahorrar, pero creo más bien eso es algo que ya sabes, y considero que debemos ir al punto de forma directa.

Mi sistema para administrar el dinero es el siguiente:

• Tengo un presupuesto personal ideal para mí, ya te enseñe cómo crear el tuyo y te compartí mi plantilla de excel o google sheet
• Utilizo una aplicación para registrar mis gastos diarios y mientras más sencilla mejor, las categorías son las mismas que en el presupuesto
• El día 01 de cada mes, entro en mi aplicación dónde registre todos mis gastos y paso lo montos totales de las categorías a mi presupuesto, ese mismo día «limpio» todas mis tarjetas de crédito o sea que las pago por completo y sucede la magia, el orden.

Obviamente suena simple, y realmente lo es. De mi parte requiere disciplina, y por supuesto el esfuerzo necesario para que las cosas sucedan, más nada.

No hay que complicarse con pagos automáticos, ni tener una aplicación con 10 mil funciones, o un presupuesto ultramega complejo, simplemente debemos empezar de menos a más, y aunque mi presupuesto podría parecer complejo que sé que lo has pensado, analízalo bien y notaras que es bastante sencillo, y sobre todo útil.

El presupuesto ideal para mí

Realmente el punto fuerte de mi sistema es mi presupuesto personal, ya tengo todo cómo creo conveniente para mi estilo de vida, y si observas el que yo uso es más complejo que el que les comparto a todos en este artículo: cómo crear un presupuesto ideal para ti.

Tan complejo no es, sigue siendo sencillo, pero adaptado a mí, y casi podría asegurar que cualquier persona se podría adaptar a él, una vez logra comprenderlo.

Características principales de mi presupuesto:

El día 01 de cada mes pongo el balance que tiene cada cuenta, tarjeta, préstamo, inversión, , eso me permite ver de un vistazo todo mi dinero.

Hago el calculo en dólares principalmente, ¿por qué? mi mente esta dolarizada pero no es algo de otro mundo, inclusive ahora no me entiendes muy bien quizá pero quiero que te quede en la mente lo siguiente: tarde o temprano llegarás a invertir en dólares, y es conveniente ir haciendo un rastro de tu dinero en dólares, y es precisamente lo que yo hago, además de que hace mucho tiempo manejo gran parte de mi economía personal en dólares.

Tengo varias hojas de calculo

Divide y vencerás dicen, y yo creo en eso, me encanta poner las cosas en diferentes lugares establecidos y además fáciles de leer. Inclusive se puede imprimir y sale nítido. En el presupuesto tengo diferentes hojas de cálculo, cada una por supuesto tiene un objetivo y datos diferentes, aunque están conectadas unas con otras.

Presupuesto ideal para ti

Aquí tengo los 12 meses del año, cada uno tiene por supuesto mis ingresos de ese mes, mis gastos, y más importante todavía en la parte de gastos, tengo una columna que establece el porcentaje que representa ese gasto de acuerdo a mis ingresos, y en la parte inferior de cada mes, hay un espacio para los detalles resumidos, o sea, cuanto gaste, cuanto ahorre y a que monto ascendieron mis ingresos.

Pero lo más importante de esta hoja de cálculo es que todos estos datos, están conectadas con las otras hoja; Balance general y Avance en el tiempo, ya verás cómo y porqué.

Cosas importantes de esta hoja:

• Pongo el ahorro cómo un gasto, y en primer lugar.
• Las categorías en mi presupuesto y en la aplicación que registro los gastos tiene exactamente el mismo nombre.
• Saber de un vistazo el porcentaje que representa un gasto de mis ingresos es fenomenal para tomar decisiones, créeme.

Balance general

A grandes rasgos, este es gran parte del culpable de tener orden en mis finanzas. Pues aquí lo que hago es plasmar, cada día 01 del mes, todos los balances de todas mis cuentas en pesos, dólares, tarjetas de crédito, inversiones, todo mi dinero se ve aquí de un vistazo y en la misma pantalla. Y hasta lo puedo imprimir y guardarlo cómo un «recuerdo», que es algo que sugiero hacer.

El balance general en mi presupuesto se compone de diferentes areas:

• La tasa del dólar, reitero que en algún momento vas a invertir en dólares, y voy registrando la tasa actual de dólar a día 01 de cada mes desde hace años, para hacer mis cálculos y visualizar mi patrimonio en dólares. Para que tengas una idea, en los últimos dos años el dólar se ha revalorizado un 13% en mi país República Dominica, para verlo puedo ir a los datos de mi presupuesto de esa época, y si inviertes en dólares que lo harás, o tienes cuenta en dólares es conveniente esta información.
• Activos: aquí pongo todas mis cuentas y sus balances, pero además los divido en pesos y en dólares.
• Pasivos: aquí pongo todas mis deudas, igualmente en pesos y en dólares.
• Inversiones: aquí pongo todas mis inversiones, que otra vez son en pesos y en dólares.
• Otros: aquí pongo el dinero que tengo en efectivo, alguna deuda de un familiar, o algo por el estilo, a nivel matemáticas es un activo, o sea que a la hora de hacer la operación es una suma.
• Datos de valor: como su nombre indica se refiere a un vistazo a la situación actual y en ese mes de mi dinero, o sea un resumen de todo; cuanto dinero tengo en efectivo, cuanto dinero tengo en inversiones, cuanto tengo en pesos, cuanto tengo en dólares, etc. Y ¿cómo lo hago? principalmente son sumas y restas, en lo que tiene que ver a totales, por ejemplo; si tengo 100 mil pesos invertidos en el banco A, y 50 mil en el banco B, entonces en esta sección (Datos de valor) tengo un dato que se llama «Inversiones en DOP» que se refiere a mis inversiones en pesos, lo mismo para dólares, pero además hay otros datos, cómo por ejemplo; Dinero bruto y Dinero neto en USD, que son datos que hago con una formula sencilla y pasando por la tasa actual (la que este el día 01 del mes) para arrojar dichos datos.
• Notas: obviamente, escribo aquí cosas que me faltaron o cosas que hice bien, o ideas para el mes próximo.

Hay muchas preguntas que te pueden surgir de todos estos datos, pero realmente te puedo decir que esta completamente adaptado a mí, pero puede cualquier persona utilizarlo a su favor siempre que lo comprenda, o inclusive hacerlo más simple, por ejemplo; saber el precio del dólar me conviene para saber cuándo invertir, o el hecho de ver en un vistazo mi patrimonio total me permite tomar una decisión al poner un negocio o no hacerlo.

El objetivo principal del presupuesto es ayudarte a tomar decisiones, y para tomar una decisión acertada hace falta información y esta te la proporciona tu presupuesto.

Es el presupuesto que puedes optimizar el gasto al ver dónde gastas más dinero, y que porcentaje representa de tus ingresos.

Avance en el tiempo

Esta hoja no se toca, es simplemente una forma de ver el año completo aún más compacto, y además con datos de tu interes para reitero tomar una decisión o otra, además de ver cómo vas.

Esta hoja solo muestra información extraida de las otras dos; Presupuesto ideal para ti, y Balance general.

Ofrece información importante cómo:

• Mis ingresos, gastos, ahorros, y ahorro adicionales de cada mes, y el total en el año también.
• El dinero que tenía a principio de cada mes, o sea mi patriomonio total y también al final, además su respectivo porcentaje de subida o bajada, también me indica si voy bien se pone verde, y si voy mal o sea que baje, se pone rojo, además también me dice la diferencia entre estos dos montos eso significa que si mi patrimonio de enero a febrero crecio de 1,000 a 1,050 me mostrará que subio un 5% por ejemplo.
• El dinero en deudas que tengo, y sus variaciones igual que con el patrimonio total.
• Al final tenemos el «Total de ahorros», que corresponde a la suma de mis ahorros fijos, y mis ahorros adicionales, además del total al final de la columna.
• Datos de valor; en la parte inferior otra vez, datos para ver de forma mucho más analitica cómo estoy administrando mi dinero, por ejemplo, dinero neto y final de año, que es el dato principal en dónde me dice exactamente mi total de dinero al finalizar el año. Obviamente despues de haber agotado todo el proceso de ir mes a mes registrando todo.

Reflexión sobre cómo veo mi presupuesto y su importancia

Por último pero no menos importante, quiero decirte lo siguiente, y tal vez no lo has pensado, y que tal si lleno previsiblemente todo el año con los gastos, ingresos que planeo hacer, que pasaría?

Eso querido lector es visualización, y yo lo hago, pongo un promedio de ingresos (lo calculo a la baja) de todos los meses, y los gastos que haré durante todo el año, y sin esperar a que llegue diciembre, puedo visualizar más o menos cómo terminaré, casi nunca acierto pero realmente es un ejercicio bastante saludable, tanto para comprender mejor nuestro dinero cómo para usarlo de mejor forma.

Y cómo se podría hacer semejante cosa, es fácil, normalmente si tienes un presupuesto y un registro de gastos, sabes que cantidad de dinero pagas en promedio en el mes, a menudo los ingresos son fijos así que si ganas 24,000 mil pesos cada mes, sólo debes ponerlos y listo. El tema de bonificaciones, aguinaldo o doble sueldo, e incentivos, podrías poner un valor aproximado, no tiene que ser perfecto.

Pero piénsalo, si estamos enero, yo podría apostar que sabes cuánto más o menos ingresará en tu bolsillo en el mes de febrero, marzo y abril, y así para los meses subsiguientes, es claramente una aproximación, podrían presentarse situaciones en dónde tengas que gastar más o menos, pero te puedo asegurar que si lo piensas con detenimiento y llevas un presupuesto sería muy previsible estando en Enero saber cuánto gastarás en Diciembre, incluyendo regalos, salidas, cenas, o lo que fuere, que para eso es precisamente el presupuesto.

Registrar los gastos día a día

Finance PRO una aplicación genial para el registro de gastos, la encontré por casualidad, y se debe a que antes yo usaba una aplicación igual de sencilla incluso más para llevar un registro de mis gastos, pero empezó a poner anuncios y eran muy molestos, y no tenía la opción de comprar la aplicación así que decidí buscar una alternativa.

Lo que debería hacer una aplicación para el registro de los gastos personales, es permitirnos accionar sin muchas complicaciones, sin muchas funciones que lo que hacen es entorpecer el proceso para algo que debería ser fácil cómo es registrar un gasto, debe ser sencilla e intuitiva de utilizar en pocas palabras, y si a ti también te gustan las cosas simples, échale un vistazo!

Algo importantes antes de continuar, todo lo que haces en la aplicación se hace de forma manual, o sea no puedes vincular tu tarjeta de crédito ni cuentas, ni nada, eso muchas personas lo ven cómo algo malo, yo aparte de verlo cómo algo bueno también considero es lo mejor, y yo que aspiro a crear una aplicación de finanzas personales, te puedo decir ques es muy difícil y costoso el hacerlo.

Y por eso, está aplicación, al igual que la mayoría para estos fines, funcionan prácticamente igual, o sea, tu debes introducir los datos manualmente. Las diferencia la mayor parte de las veces la interfaz y la forma de introducir los datos, y tal vez uno que otro reporte automático que te haga la app, pero todas son muy similares realmente.

La aplicación funciona con el modo oscuro, y además permite personalizar las categorías y el icono de la mismas. Dentro de la configuración es igual de sencilla con pocas opciones, pero útiles, por ejemplo puedes bloquear con contraseña, y hacer una copia de seguridad, esto último solo en la versión de pago.

Con Finance Pro:

• Puedes registrar gastos de forma sencilla
• Puedes crear cuentas y establecer los balances y se deduce automáticamente
• Puedes agregar diferentes métodos de pagos a la hora de registrar un gasto
• Tienes informes muy vistosos y sencillos para ver de forma clara cómo gastas el dinero
• Es compatible con tablets, computadoras y hasta coches?

Lo que me encanta de Finance PRO (yo uso la versión de pago) aparte de su sencillez por supuesto es el hecho de que permite agregar tu cuentas, y por ejemplo se alinea de forma eficaz con mi estilo para manejar las finanzas personales, ya que yo sólo necesito registrar mis gastos día a día con categorías que yo establezco, y al final de mes ver esos balances y con mi presupuesto personal que tengo en Google Sheet o Microsoft Excel pongo los totales de cada categoría el día 01 de cada mes, y ahí veo que medidas tomar, y dónde mejorar en caso de que fuere el caso.

Finance PRO te permite crear cuentas y tarjetas de crédito «ficticias» para llevar un control más claro de tus finanzas, por ejemplo:

Puedes crear una cuenta con balance del total de tu presupuesto, por ejemplo, 24 mil pesos, a esta cuenta le llamaremos «Mi cuenta de presupuesto» y también crear una tarjeta de crédito llamada «Mi tarjeta de gastos personales», y asignarle un balance o dejarla en cero, lo que más nos convenga.

Tanto la cuenta cómo la tarjeta, al momento de tu registrar un gasto podrás elegir con que lo pagaste, si con la cuenta «Mi cuenta de presupuesto» o con la tarjeta de crédito «Mi tarjeta de gastos personales» y dichos gastos se reducen automaticamente del balance establecido, en este caso fue 24 mil pesos para la cuenta y la tarjeta de crédito fue cero.

Aclarar que se trata de una cuenta y una tarjeta que tu creas, o sea, bien podrían existir o no. Es algo que tu haces de forma manual para establecer de dónde sacas el dinero, no es que la aplicación tendrá acceso a tu cuenta, ni tu tarjeta, ni nada por el estilo.

¿Y para que sirve esto?

Por ejemplo; yo creo una cuenta con balance de 24 mil, y una tarjeta de crédito con balance cero, en mi caso personal el alquiler del apartamento yo lo saco de la cuenta «Mi cuenta de presupuesto», que son 5 mil pesos, por consiguiente ahora la cuenta tiene 19 mil pesos (24,000-5,000 por el pago del apartamento).

La mayoría de mis otros gastos son con tarjeta de crédito «Mi tarjeta de gastos personales»; internet, transporte, comida o supermercado, hobbys, y demás, imagínate que hizo un total de 15 mil pesos en todo el mes, ahora esa tarjeta ficticia tiene un balance negativo de 15 mil pesos, o sea -15,000, yo en la misma aplicación registro que desde mi cuenta «Mi cuenta de presupuesto» realice un pago de 15,000 pesos a mi tarjeta de crédito «Mi tarjeta de gastos personales» eso lo hago en la fecha correspondiente del pago, que es a final de mes.

Entonces, ya para el día 01 tengo todos los cálculos hechos, habré gastado y así quedará plasmado; 5 mil de alquiler, y 15 mil con gastos de tarjeta de crédito, que además pague a final de mes. Al final la aplicación me mostrará un balance en positivo de 4 mil pesos.

A grandes rasgos creo se entiende la idea. Y además pero no menos importante, puedo hacer un ingreso a mi cuenta, o un egreso, bien podría realizar un asentamiento el día que me paguen en mi trabajo mi sueldo que bajo este ingreso es de 24,000 pesos, y también podría crear otra cuenta ficticia dentro de la misma aplicación y llamarle «Cuenta para fondo de emergencias», o otra «Cuenta de ahorros mensuales» e ir traspasado el dinero mes a mes para ahorros, el fondo de emergencias o lo que fuere.

Mi caso y la realidad para ilustrar más lo que he dicho, yo tengo en la aplicación registrado esto:

• Cuenta SAN, que es dónde tengo mi presupuesto mensual, los 24,000 personal, a esa cuenta le adiciono cada mes al recibir mis ingresos además.
• Tarjeta Banco A, algunos pagos los hago con esta tarjeta.
• Tarjeta Banco B, desde aquí pago por ejemplo compras el supermercado porque me da descuentos.
• Fondo de inversión, lo que me ahorro mes a mes lo mando para ese fondo abierto para que el dinero produzca más dinero.

Todos estos productos financieros existen en al vida real, obviamente la aplicación no tiene acceso a ellos ni su balance real a menos que yo lo indique manualmente, lo que yo hago es en la cuenta SAN pongo el monto de mi presupuesto personal, y de ahí voy «repartiendo» el dinero en un momento determinado o cuando toque hacerlo, por ejemplo el día 05 me toca pagar la casa, registro el gasto y que saque el dinero desde mi cuenta SAN, luego el día 10 me toca pagar el internet, registro ese gasto con la Tarjeta Banco A, luego las compras en el supermercado las hago con la Tarjeta Banco B porque me da descuentos, entonces, el día 01 de cada mes limpio todo y pago las tarjetas desde la cuenta SAN, y el dinero que estaba previsto ahorrar lo mando a mi fondo de inversión abierto.

Más o menos ese el ciclo que y hago, para llevar el orden en mis gastos. Pero también puedes optar por no enrollarte mucho, y simplemente llevar los gastos y nada más.

No me importa la nacionalidad, ya que lo importante es que funcione, pero me alegro mucho saber que es un Latino el desarrollador. Y aunque tiene un par de carencias, siendo mi ciclo financiero cómo es, realmente es la aplicación perfecta para mí, y te digo que no tiene porque serlo para ti, aquí todos debemos usar lo que más nos convenga ya demás lo que más nos guste.

Enlace: Gratis Google Play (costo menor a $3 USD si obtienes la versión PRO)

La magia sucede el primer día de cada mes

Tal y cómo he mencionado yo me siento el día 01 de cada mes, y en primer lugar pago todas mis tarjetas de crédito, y deudas pendientes, no me importa la fecha, no me importa el score porque sencillamente busco ser practico y ahorro muchísimo tiempo uniendo todo el mismo día.

Ese mismo día además, «agarro» mi plantilla de presupuesto en Google sheet, y a partir de los datos de mi aplicación de registro de gastos, comienzo a llenar los campos, en lo que obviamente mis tarjetas siempre aparecen en cero, o bueno casi siempre, y mis cuentas tienen un balance exacto al día 01, y ese es el que registro en mi presupuesto.

Y ya! esta es la magia.

Lo complicado sería crear un presupuesto ideal para ti, y te puedo asegurar que el que yo uso y comparto con todos, es útil, siempre y cuándo lo comprendas, aunque prometo simplificarlo más en el futuro.

Lo que a muchos les afecta es el tema de los dólares y registrar la tasa mes a mes, y sin mentirte mi presupuesto completo lo lleno en menos de 10 minutos, para ver la tasa del dólar entro a uno de los bancos que utilizo vía internet o en la aplicacíon y tomo esos dos datos; cómo lo compra y cómo lo vende, y nada más.

Los datos de mis cuentas, o sea sus balances por igual, cuestión de 5 minutos o menos.

En dónde gasto la mayor parte de mi tiempo es en contemplar mi presupuesto, y te lo digo con toda sinceridad, ver cómo voy avanzando, y que por ejemplo hace un año tenía 5 mil dólares en patrimonio y ahora tengo 6 mil por ejemplo, visualizar de cara al futuro lo que podría llegar a conseguir si sigo cómo voy, o el hecho de ver en mi balance general que areas de mi vida estoy destinado mayor cantidad de dinero, y todo ello en un solo vistazo, querido lector, es magia «literalmente».

Yo solo espero que mi estilo de presupuesto te sea útil, obviamente debes adaptarlo a tu situación y objetivos, y no esta escrito en piedra, voy mejorándolo y además adaptándolo, ya te enseñe cómo empecé por allá por 2015, y 10 años después es mucho lo que he cambiado y adaptado.

El secreto es ser persistente hasta lograr algo que te haga sentir cómodo, y además que te de resultados.